Project-Outlook

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip

Aufgaben

Aufgaben, egal ob im Alltag oder im Beruf, haben fast immer ein festgelegtes End- oder Fälligkeitsdatum. Ist eine Aufgabe bis zu diesem Termin nicht erledigt, resultieren meist negative Folgen und bereits vorhandene Teillösungen werden unbrachbar.
Allerdings haben nicht alle Aufgaben die gleiche Wichtigkeit. Beispielsweise benötigt Milch während des Kochens mehr Aufmerksamkeit als das Ausräumen eines Geschirrspülers zum gleichen Zeitpunkt. Die Wichtigkeit wird im Folgenden Priorität genannt. Sie wird üblicherweise in drei Stufen: hoch, normal, niedrig oder einer Zahl von 1 bis 5 festgelegt. Dabei entspricht 1 der höchsten Priorität.

Beim Lösen von vielen Aufgaben in einem begrenzen Zeitraum, wie beispielsweise eines Arbeitstages, treten folgende Konflikte auf:

  1. die vorhandene Zeit reicht nicht aus, um alle Aufgaben lösen zu können
  2. die Aufgaben haben unterschiedliche Prioritäten und unterschiedliche Endtermine, was zu Entscheidungsschwierigkeiten führt:
    • nicht alle dringenden Aufgaben haben hohe Priorität
    • Aufgaben mit hoher Priorität haben unter Umständen ein weit entferntes Fälligkeitsdatum

Das Eisenhower-Prinzip

Zur Lösung der beschriebenen Konfliktsituation sollen Methoden des Zeitmanagements unterstützend wirken und die Auswahl der zu lösenden Aufgaben erleichtern. Die Zeitmanagement-Literatur verweist in diesem Zusammenhang sehr oft auf das Eisenhower-Prinzip.
Der Name stammt von dem amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower, der diese Methodik als Erster erfolgreich eingesetzt hat. Sie ist leicht umzusetzen und visualisiert Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Das Vorgehen ist dabei Folgende:

  • man nehme ein Blatt Papier
  • in die Mitte des Blattes wird ein großes Kreuz gemalt, wodurch vier Quadranten entstehen
  • horizontal wird die Wichtigkeit nach wichtig und nicht wichtig aufgetragen*
  • vertikal wird Dringlichkeit nach dringlich und nicht dringlich aufgetragen*
  • die einzelnen Aufgaben werden in die Quadranten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einsortiert

* Anmerkung: die Achsen sind nicht einheitlich und werden in der Literatur auch vertauscht.

Es ergibt sich folgende Darstellung:


Bild: das Eisenhower-Prinzip mit vier Quadranten

Jedem Quadranten wird eine besondere Bedeutung/Forderung zugewiesen:

Quadrant 1
Hier befinden sich Aufgaben mit höchster Priorität und nahendem Enddatum. Diese Aufgaben sollten sofort erledigt werden.
Quadrant 2
Diese Aufgaben müssen bald erfüllt werden, besitzen jedoch eine geringe Priorität. Es wird empfohlen, diese Aufgaben zu delegieren.
Quadrant 3
Aufgaben mit hoher Priorität aber entferntem Fälligkeitsdatum sollten nach dem Eisenhower-Prinzip überprüft und neu terminiert werden.
Quadrant 4
In diesem Quadranten befindliche Aufgaben sind dem Rundordner zuzuführen. Sie besitzen weder Stellenwert, noch müssen sie in absehbarer Zeit erfüllt werden.

Konzept zur interaktiven Darstellung

Das Eisenhower-Prinzip bietet durch sein einfaches Konzept und der guten Übersichtlichkeit eine ideale Grundlage für die unbeliebten Aufgabenlisten in Outlook. Allerdings sind die statischen Darstellungen des Prinzips und die Forderungen für jeden einzelnen Quadranten ein wenig überholt.
Nicht jeder Mitarbeiter oder Student hat die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren. Des Weiteren können Aufgaben mit einer niedrigen Priorität nicht einfach entsorgt werden, nur weil ihre Fälligkeit weit entfernt ist. Es ist gut möglich, dass eine Aufgabe nahe an den Endtermin immer mehr an Aufmerksamkeit gewinnt.
Diese Gedanken waren der Ausgangspunkt für erste Konzepte für eine Visualisierung von der Eisenhower-Methode.
Die Idee war, das Blatt Papier mit den 4 Quadranten als Spielbrett anzusehen. Jede Aufgabe sollte durch ein Fähnchen symbolisiert werden und abhängig von seiner Priorität und Näherung zum Endtermin bewegen. Bei einer Priorität zwischen 1 und 5 ließen sich auch beliebige Zwischenwerte mit Komma berechnen. Eine Steigerung der Priorität mit Näherung an den Endtermin wurde in der Konzeptzeichnung mit einem gebogenen Pfeil dargestellt.
Auf die rote Ecke zulaufende Aufgaben besitzen die höchste Priorität und Dringlichkeit. Diese Aufgaben sollten auf jeden Fall zu erst bearbeitet werden.

Die Aufgabenlisten von Outlook sind die Quelle für die Visualisierung.


Bild: Konzept für die Visualiserung des Eisenhower-Prinzips (Rendering mit Bleistift und GIMP)

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